Gestionale su misura o software pronto? Pro e contro onesti per una PMI

Premessa onesta: sono uno sviluppatore freelance che realizza software su misura. Potrebbe sembrare che abbia tutto l'interesse a dirti che il su misura e sempre la scelta giusta. Non e cosi.

Ci sono situazioni in cui un software generico e assolutamente sufficiente, e sarebbe sciocco investire in qualcosa di personalizzato. Ve le dico io per primo, cosi non perdiamo tempo nessuno dei due.

Quando basta un software pronto

Se la tua attivita ha processi standard e condivisi da molte altre attivita simili, molto probabilmente esiste gia un prodotto che fa esattamente quello che ti serve. Un ristorante che vuole gestire le prenotazioni online puo usare TheFork o Resy. Un freelance che vuole mandare fatture usa Fatture in Cloud. Uno studio medico che vuole gestire gli appuntamenti ha decine di opzioni specifiche per quel settore.

In questi casi il software standard ha gia tutte le funzionalita che ti servono, e stato testato da migliaia di utenti, e viene aggiornato e migliorato continuamente. Il costo mensile si giustifica.

Quando il su misura inizia ad avere senso

Il problema nasce quando il tuo modo di lavorare non si adatta allo schema del software standard. Quando finisci per usare tre strumenti diversi che non parlano tra loro. Quando paghi canoni per funzionalita che non usi mai. Quando il tuo team passa tempo a fare workaround e a copiare dati da un sistema all'altro.

Un secondo caso e quando hai un processo specifico che ti differenzia dalla concorrenza e non vuoi standardizzarlo per adattarti a un software generico. Il software su misura diventa un vantaggio competitivo, non solo uno strumento.

Un terzo caso, molto comune, e quando hai gia uno o piu software ma vuoi che si parlino tra loro in modo automatico. Un connettore su misura tra il tuo gestionale e il tuo e-commerce, per esempio, puo eliminare ore di doppio inserimento ogni settimana.

I numeri che contano

Prima di decidere, fai questo calcolo: somma i canoni mensili di tutti i software che usi ora, moltiplicali per 12. Poi stima quante ore al mese perdi in inserimenti manuali, workaround e errori dovuti alla mancanza di integrazione. Moltiplica quelle ore per il tuo costo orario.

Se la somma supera 2.000-3.000 euro all'anno, un gestionale su misura si ripaga probabilmente nel primo anno.

La mia proposta

Prima di qualsiasi preventivo, mi piace fare una chiacchierata di 30 minuti per capire come lavori. A volte la risposta e: ti basta X software che costa 20 euro al mese, non hai bisogno di me. Me ne faccio una ragione. Altre volte viene fuori che c'e un problema concreto che vale la pena risolvere con qualcosa di fatto su misura.

Nei due casi non mi prendo il tuo tempo senza motivo.